Durchgehend über alle Phasen

Ein Impact Narrative beschreibt das wirkungsvolle Storytelling einer Organisation, eines Projekts oder einer Initiative. Es zeigt, was eine Kommune mit einer digitalen Lösung erreichen will, welche Werte dem Handeln zugrunde liegen und was diese für verschiedene Interessengruppen bedeuten. Es geht nicht nur darum, was unmittelbar passiert. Eine Kommune muss auch überlegen, was in Zukunft passieren soll und was dazu für die finanzielle Nachhaltigkeit zu beachten ist. Alle Stakeholder, darunter politische Entscheidungsträger, lokale Gemeinschaften und potenzielle Investoren müssen das Narrativ verstehen, um es zu unterstützen und weiterzuentwickeln. So können die Absichten einer Organisation oder einer Initiative und deren Auswirkungen transparent dargelegt werden, insbesondere im Hinblick auf Nachhaltigkeit und finanzielle Offenlegungspflichten. Dafür gibt es zum Beispiel die Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) in der EU.

Die rasante Entwicklung der Digitalisierung und die Vielfalt neuer digital gestützter Lösungen erfordern ein flexibles und agiles Handeln seitens der Kommunen. Die aktuellen Verwaltungsstrukturen und Prozesse sind jedoch oft nicht darauf ausgelegt, die Dynamik effektiv zu steuern, was zu reaktivem Handeln führen kann. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es notwendig, neue Governance-Modelle zu entwickeln und einzuführen, die eine verbesserte Entscheidungsfindung und eine effizientere Ressourcenallokation ermöglichen. Die Führungsebene der Verwaltung ist dafür verantwortlich, bestehende Strukturen anzupassen und agile Prozesse zu implementieren.

Datenbestände in Kommunen sind oft auf verschiedene Ämter verteilt und weder einheitlich katalogisiert noch homogenisiert. Die Fachämter und kommunalen Unternehmen tragen daher die Verantwortung, vorhandene Daten zu sichten, zu homogenisieren und deren Qualität zu sichern. Dafür ist es notwendig, effiziente Prozesse zu entwickeln, die eine konsistente Datenqualität gewährleisten. Die öffentliche Hand, insbesondere die Kommunalverwaltung, muss Rahmenbedingungen schaffen, um die Daten zusammenzutragen und einen möglichst freien Zugang zu den Daten zu ermöglichen. Die Angleichung verschiedener Datenformate und Lizenzen erfordert koordinierte Anstrengungen, um die Interoperabilität zwischen alten und neuen Systemen und Bausteinen sicherzustellen. Eine ganzheitliche und strategische Herangehensweise erfordert daher eine enge Zusammenarbeit zwischen den Ämtern, klare Richtlinien und den Einsatz innovativer Technologien für eine effiziente Datenverwaltung.

Die transparente, umfassende und regelmäßige Dokumentation von Methoden und Ergebnissen der Software-Entwicklung ist essentiell für die Übertragbarkeit von Lösungen. Hierauf sollte deshalb das Augenmerk bei den technischen Teams liegen. Diese müssen dafür den Entwicklungsprozess, ausgehend von den ersten Entwicklungsplänen über technische Spezifikationen bis hin zu Systemdokumentationen, aufzeichnen. Es muss sichergestellt sein, dass die Dokumentation nicht nur den aktuellen Bedarf deckt, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigt. Die zu berücksichtigenden Nutzenden dieser Dokumentation sind nicht nur interne Entwicklerteams, sondern auch andere Stakeholder wie mögliche externe Entwickler oder Teams, die an der Weiterentwicklung der Lösungen arbeiten. Eine gut gepflegte und aktuell gehaltene Dokumentation fördert die Übertragbarkeit von Lösungen, spart Zeit und Ressourcen und unterstützt somit die Skalierbarkeit der Lösungen.

Die kontinuierliche Integration von Ergebnissen in den Programmcode liegt in der gemeinsamen Verantwortung von Data Scientists und Software-Entwicklern (mit den Fachausdrücken “Continuous Integration” (CI) und “Continuous Delivery” (CD)). Dabei ist sicherzustellen, dass die Erkenntnisse der Data Scientists und ihre Modelle nahtlos in den Entwicklungsprozess integriert werden können. Gleichzeitig tragen Software-Entwickler die Verantwortung dafür, dass Codeänderungen effizient zusammengeführt, automatisch getestet und reibungslos bereitgestellt werden. Die Integration von Ergebnissen in Echtzeit ermöglicht nicht nur eine schnellere Bereitstellung von Software, sondern minimiert auch die Notwendigkeit von Überarbeitungen (Iterationen), verbessert die Gesamtqualität und fördert eine effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, agile Prinzipien zu verankern und die Anpassungsfähigkeit der Organisation zu stärken, was wiederum die Innovationsfähigkeit und Skalierbarkeit fördert.

Der durchgehende Fokus auf eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung regionaler Governance-Strukturen kann dazu beitragen, Entscheidungsfindungen besser auf lokale Expertise, Evidenz und Erfahrungen auszurichten und die Koordination zwischen verschiedenen Städten und Ländern effizienter und effektiver zu gestalten. Damit lassen sich die Zusammenarbeit untereinander sowie der Austausch zu bewährten Praktiken verbessern, um damit die regionale Entwicklung und Wertschöpfung gezielt zu fördern. Des Weiteren lässt sich so die Effizienz und Effektivität von Smart City-Initiativen steigern und die öffentliche Beschaffung nachhaltiger und innovativer ausrichten. In Grenzregionen sollte zudem die Möglichkeit der Umsetzung einer internationalen Zusammenarbeit der Nachbargemeinden geprüft werden.

Die Digitalisierung entwickelt sich rasant, wodurch ein kontinuierliches Monitoring und eine systematische Einschätzung (Foresight) von Marktentwicklungen und technologischen Trends von entscheidender Bedeutung sind. Ein ständiges Monitoring relevanter Entwicklungen ermöglicht es, agil auf Veränderungen zu reagieren, Innovationen zu integrieren und die Nachhaltigkeit sowie die Relevanz der Smart City-Lösungen zu gewährleisten. Durch diese fortlaufende Analyse können Städte langfristig effektiv auf sich wandelnde Anforderungen reagieren und innovative Lösungen implementieren, die den Bedürfnissen der Bürger entsprechen. Gezielte Recherchen in dem respektiven Anwendungsfeld der Smart City Lösung oder in Online-Marktplätzen wie HuhuDeutschland (designierter Smart City Marktplatz des BMWSB) sollten regelmäßig durchgeführt werden (auch international, da fremsprachliche Lösungen heutzutage leicht automatisiert übertragen werden können).

Die kontinuierliche Reflexion über das Geschäftsmodell, die Prozesse und Angebote ermöglicht es sicherzustellen, dass die digitale Lösung relevant, effizient und anpassungsfähig bleibt. So kann sich die Organisation bzw. die Kommune an veränderte Umstände, Kundenbedürfnisse und Marktanforderungen anpassen und langfristigen Erfolg sichern. Wichtig ist auch den disruptiven Charakter der Lösung zu beachten, der erheblichen Einfluss auf die gesamte Wertschöpfungskette haben kann.

Zur Sicherung der Funktionsfähigkeit ihres Betriebsmodells, muss eine Organisation klären, ob sie ihre Strukturen und Umsetzungsaktivitäten selbst finanzieren kann oder ob sie auf Förderprogramme oder externe finanzielle Unterstützung angewiesen ist. Um die finanzielle Nachhaltigkeit zu sichern, muss die Kommune geeignete externe Finanzquellen finden und nutzen. Dazu muss sie mit den für eine umfassende Finanzierungsstrategie benötigten relevanten Stakeholdern Kooperationen eingehen, etwa mit Schlüsselinstitutionen, wichtigen Unternehmen, staatlichen Stellen und Fördermittelgebern. Eine Kooperation sollte nicht nur für einzelne Projekte gelten, sondern auch auf städtischer und regionaler Ebene ausgerichtet sein, um langfristige Innovationspartnerschaften zu fördern. Es ist wichtig, zwischen der Finanzierung laufender Projekte und der Suche nach neuen Fördermitteln zu unterscheiden, um Lösungen gezielt auf eine nachhaltige Entwicklung und Verstetigung auszurichten.

Die Zufriedenheit der Investoren bei der Entwicklung von kommunalen Smart-City-Lösungen ist als Beitrag zu weiteren Finanzierungsrunden von entscheidender Bedeutung. Um dieses Ziel zu erreichen, sind eine transparente Kommunikation über den Projektfortschritt, klare Erfolgsnachweise, ein verantwortungsvolles Budgetmanagement und die Kompetenzentwicklung des Teams wichtige Erfolgskriterien. Für die Investoren muss nachvollziehbar sein, dass das Projekt wirtschaftlich nachhaltig ist, einen Nutzen für die Gemeinschaft bietet und den erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Im kommunalen Kontext sind zudem die Interessen und Bedenken der Bürgerschaft und anderer Stakeholder einzubeziehen. Letztendlich geht es darum, bei den Investoren Vertrauen aufzubauen und eine langfristige Finanzierung für die Weiterentwicklung der Smart-City-Lösung sicherzustellen, um mit dieser eine positive Wirkung auf kommunale Herausforderungen und Aufgaben zu entfalten.

Die Sicherung der fortlaufenden Finanzierung einer Smart-City-Lösung setzt vertrauensvolle Beziehungen zu strategisch bedeutenden privatwirtschaftlichen und öffentlichen Investoren voraus. Dazu ist es wichtig, dass die Kommune regelmäßig transparente Einblicke in ihre Fortschritte gibt und Nachweise einer wirtschaftlichen Umsetzung erbringt. Klar definierte Standards sowie die Kooperationsmöglichkeiten im Rahmen des kommunalen Wirtschaftsrechts können dabei helfen, für Investoren und Entscheidungsträger die Machbarkeit und Rentabilität von Projekten nachvollziehbar darzustellen und somit die Skalierbarkeit einer Lösung nachzuweisen. Zusätzlich muss eine Kommune auf das Feedback und die Erwartungen der Investoren eingehen, um Vertrauen und Unterstützung für den weiteren Entwicklungsprozess zu erhalten und so den Erfolg künftiger Finanzierungsrunden zu sichern. Die Zusammenarbeit mit Investoren sollte außerdem auch nicht-finanzielle Formen wie Fachkenntnisse, Ratschläge und Anleitungen einschließen. Eine erfolgreiche strategische Partnerschaft mit Investoren bietet somit die Möglichkeit, von deren Know-how und Erfahrung zu profitieren.

Die Kommune hat verschiedene Möglichkeiten, die Datenbestände einer digitalen Lösung zur weiteren Wertschöpfung zu nutzen. Durch die intelligente Nutzung von in den Daten enthaltenen Informationen können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die sowohl für die Kommune selbst als auch für externe Partner von Interesse sind. Außerdem kann die Kommune prüfen, ob und inwiefern sie gegen Gebühren datenbasierte Dienstleistungen anbieten kann, wie z.B. die Bereitstellung von Echtzeitdaten für Verkehrsplanung oder Umweltüberwachung. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Daten mit Unternehmen oder Forschungseinrichtungen zu teilen, um gemeinsame Projekte zu entwickeln, die sowohl finanzielle als auch wissenschaftliche Vorteile bringen. Durch diese Wertschöpfung aus dem Datenaustausch kann die Kommune ihre finanzielle Stabilität und Unabhängigkeit langfristig sichern und die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Lösungen vorantreiben.

Der Aufbau von Partnerschaften kann in verschiedenen Kontexten und Branchen Synergien schaffen, indem Ressourcen gebündelt, Transaktionskosten reduziert, Fachwissen zusammengebracht, Märkte erschlossen und die Produktentwicklung effizienter gestaltet wird. Klare Vereinbarungen und Ziele, effektive Kommunikation, ebenso wie die Berücksichtigung der Interessen aller Beteiligten sind für den Erfolg entscheidend. Obwohl Kooperationen mitunter aufwendiger und kostspieliger sind, führen sie langfristig häufig zu verbesserten Lösungen. Dieser Mehrwert sollte als Anreiz für Kommunen dienen, Partnerschaften frühzeitig einzugehen. Insbesondere wenn Partnerkommunen von Anfang an in die gemeinsame Entwicklung einer Lösung einbezogen werden, können Synergien optimal genutzt werden. Die Einbindung einer lokalen Hochschule als Innovationspartner kann ebenfalls einen bedeutenden Beitrag zur gemeinsamen Entwicklung der Lösung leisten. So können praxisnahe Lösungen entwickelt werden, die neueste Standards und Technologien beinhalten, was wiederum die Implementierung innovativer Lösungen in die Praxis beschleunigt.

Durch die fortlaufende Kontakt- und Netzwerkpflege zu strategisch wichtigen Beraterinnen und Beratern sowie relevanten Innovationsökosystemen können Kommunen den Zugang zu nützlichen Ressourcen, Fachwissen und politische Unterstützung erschließen. Der Kontakt zu einem solchen Kompetenznetzwerk erleichtert es, passende Kooperationspartner zu finden und das eigene Angebot auf die Nachfrage im Markt gezielt auszurichten. Insbesondere wenn neue Einsatzorte für eine fortgeschrittene Smart-City-Lösung gesucht werden, kann die gebündelte Expertise eines Beraternetzwerks Unterstützung bieten, um die Stärken und Schwächen der Lösung sowie entscheidende Trends, Wettbewerbsfaktoren und Kundenbedürfnisse zu bewerten. Auch gezielte Maßnahmen wie z.B. das Venture Clienting (GovTecHH - Venture Clienting Einheit der Hansestadt Hamburg) als eine zentrale Anlaufstelle für Start-Ups zur Ideengenerierung zusammen mit der öffentlichen Verwaltung können hier in den einzelnen Phasen der Lösungsentwicklung passende Angebote schaffen.

Das Lernen aus der Vergangenheit sowie die Flexibilität bei der Planung von Projekten und Programmen gewährleisten eine schnelle Anpassung an neue Bedingungen. Dies trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit und Relevanz einer kommunalen Smart-City-Lösung zu erhalten und zu steigern. Die Fähigkeit, sich schnell an neue Bedingungen anzupassen, ist eng verbunden mit einem Minimum Viable Product (MVP) und der Möglichkeit, die Lösung modular je nach Bedarf zu erweitern.

Die Verwendung interoperabler Technologien mit offenen Schnittstellen nach standardisierten internationalen Normen bietet Kommunen eine hohe Flexibilität und sichert die Skalierbarkeit ihrer Smart-City-Lösungen. Interoperabilität ermöglicht die nahtlose Integration neuer Technologien und Anwendungen sowie die Erweiterung und kontinuierliche Verbesserung bestehender Systeme. Dies erfordert eine enge Abstimmung bei der Entwicklung digitaler Systeme, die auch die Belange von später für den Systemeinsatz zuständigen Organisationen sowie deren IT-Verantwortlichen und ggf. beteiligten externen Dienstleister berücksichtigt. Wenn interoperable Systeme den Datenaustausch über verschiedene Lösungen und organisatorische Grenzen hinweg sicherstellen, lässt sich die Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit einer Kommune steigern. Zusätzlich erleichtern interoperable Technologien über die Nutzung gemeinsamer Standards auch den Erfahrungs- und Wissensaustausch zwischen Kommunen und öffnen Möglichkeiten zur kosteneffizienten Zusammenarbeit und einen innovativen Ausbau der bestehenden Systeme. Durch die Sicherstellung einer anbieterunabhängigen Flexibilität lässt sich zudem das Risiko eines Vendor-Lock-In-Effekts reduzieren.

Die kontinuierliche leistungsorientierte Bewertung von Arbeitskräften stellt sicher, dass ihre notwendigen Kompetenzen so weiterentwickelt und gefördert werden können, dass die Kommune mit den sich ständig ändernden Technologien und Verfahren Schritt halten kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, Beschäftigten und Führungskräften der kommunalen Verwaltung auch kontinuierlich die Möglichkeit zu bieten, sich zusätzliche Kompetenzen und Fähigkeiten im Bereich der Digitalisierung anzueignen. Hierzu sind gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsprogramme notwendig, die sich an den aktuellen Entwicklungen im Handlungsfeld orientieren.

Die Schaffung einer "Mission Mystique" (siehe Goodsell 2010) beschreibt die Entwicklung einer klaren und inspirierenden Mission einer übergeordneten Vision der Kommune, die Mitarbeitenden als Leitfaden dient, was die Stadt mit Hilfe ihrer Smart-City-Vorhaben erreichen möchte, und stellt sicher, dass alle Anstrengungen auf diese gemeinsamen Ziele ausgerichtet sind. Eine klar definierte Mission Mystique erleichtert die Koordination zwischen unterschiedlichen Fachabteilungen und weiteren Stakeholdern und kann als Katalysator für Innovation dienen, indem sie zur Entwicklung kreativer Lösungen motiviert und ein inspirierendes Bild nach Außen kommuniziert.

Ein iteratives Testen von Hypothesen ermöglicht es, eine Smart-City-Lösung ständig besser kennenzulernen, zu verbessern und zu verfeinern. Dies ist besonders nützlich in dynamischen Umgebungen, in denen sich die Bedingungen und Anforderungen für einen erfolgreichen Lösungseinsatz ändern können und liefert auch Erkenntnisse zur Übertragbarkeit auf andere Kommunen. Bei der Entwicklung digitaler Lösungen geht es darum, Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich zu optimieren und sicherzustellen, dass sie den tatsächlichen Bedürfnissen und Erwartungen für die spätere Nutzung entsprechen. Dazu wird zunächst ein Minimum Viable Product (MVP) entwickelt, um wichtige Kernfunktionen und Hauptbestandteile zu testen. Nach der iterativen Weiterentwicklung zu einem ersten vollständigen Prototyp kann dieser als Pilotprojekt in der Realität getestet werden, um das Feedback aus der Bürgerschaft und von geplanten Anwendergruppen z.B. in der Verwaltung zu sammeln. Auf dieser Grundlage können wichtige Anpassungen vorgenommen werden, bevor die Lösung vor Ort verstetigt oder auf andere Kommunen übertragen wird.