Ein weiterer Aspekt, der sich über alle Entwicklungsphasen für die Verstetigung und den Transfer von Smart-City-Lösungen erstreckt, ist das Betreibermodell. Hierbei handelt es sich um einen der zentralen Aspekte bei der Verstetigung einer digitalen Lösung. Allerdings gibt es keine Blaupause für alle Kommunen und Lösungen, sondern ein Betreibermodell muss stets auf die Rahmenbedingungen angepasst und daher von Beginn einer Entwicklung einer digitalen Lösung mitgedacht werden. Die Kernfrage hierbei ist demnach, wie Betreibermodelle digitaler Lösungen aufgestellt sein müssen, damit diese den nachhaltigen Betrieb und somit die digitale Daseinsvorsorge sicherstellen (vgl. Wolf et al. 2022).
Um dieser Frage nachzugehen, wurde in diesem Studienvorhaben eine zusätzliche fokussierte Literaturrecherche zum Aufbau und dem nachhaltigen Erhalt von Betreibermodellen digitaler Lösungen in Smart Cities durchgeführt. Die Recherche umfasste 17 Veröffentlichungen aus dem Zeitraum von 1998 bis 2022. Da die Begriffe Betreibermodell und Geschäftsmodell oft synonym verwendet werden, wurde zunächst eine klare Abgrenzung dieser beiden Begriffe herausgearbeitet und der Fokus gezielt auf Literatur zu Betreibermodellen gelegt. Anschließend wurden Good Practices recherchiert, welche darlegen, wie der nachhaltige Betrieb einer digitalen Lösung umgesetzt werden kann und in der Praxis Bestand hat. Vertiefende Gespräche mit Expertinnen und Experten sowie der im Rahmen des Forschungsprojekts veranstaltete Multi-Stakeholder-Workshop gaben einen tieferen Einblick in die Praxis.
Eine grundlegende Erkenntnis aus den Recherchen ist, dass für Kommunen unterschiedliche Betreibermodelle existieren, die je nach Ausgangslage, d. h. je nach zur Verfügung stehenden Ressourcen und Infrastrukturen, die besser geeignete Variante darstellen (vgl. WiR Solutions GmbH). Generell sollte durch die Kommune ein hoher Grad an Souveränität und Flexibilität angestrebt werden. Dies gilt nicht nur für das Betreibermodell, sondern auch in gewisser Weise für das Geschäftsmodell (vgl. Wolf et al. 2022).
Hierbei muss, wie bereits angedeutet, eindeutig zwischen einem Betreibermodell und einem Geschäftsmodell differenziert werden: Während das Geschäftsmodell beschreibt, wie eine Organisation welchen Wert für ihre Kundensegmente schafft, nachhaltig aufrecht erhält und in Gewinn umwandelt (vgl. Timmers 1998, Shafer, Smith & Linder 2005, Osterwalder & Pigneur 2011, Teece 2010), beschreibt das Betreibermodell, wie die Organisation arbeitet und wie das Geschäftsmodell einer Organisation implementiert werden kann, um den kreierten Wert und das Wertversprechen zu den Kundinnen und Kunden zu bringen (vgl. Ross 2005, Batemann 2017, Lancelott, Gutierrez & Campbell 2017). Das Betreibermodell inkludiert kein Finanzmodell (Einnahmen, Ausgaben), obwohl es einen erheblichen Teil der Unternehmenskosten verursacht. Dieser Aspekt ist Gegenstand des Geschäftsmodells (vgl. Lancelott, Gutierrez & Campbell 2017).
Der Fokus in dieser Studie liegt auf den Betreibermodellen. Für Kommunen gibt es in der Regel mehrere Möglichkeiten, ein Betreibermodell für eine Smart-City-Lösung aufzusetzen. Hinsichtlich der Organisationsform (s. Abbildung 4) können Smart-City-Lösungen zunächst durch die öffentliche Hand betrieben werden, das bedeutet entweder durch die Kommune selbst oder durch öffentliche Unternehmen wie kommunale Betriebe. Der Fokus solcher Organisationen liegt auf dem kommunalen Gemeinwohl, der Vernetzung und dem einfachen, schnellen und ggf. offenen Zugang zu Informationen. Eine zweite Variante ist, den Betrieb einer Smart-City-Lösung an ein privatwirtschaftliches Unternehmen auszulagern, das umfangreiche technische Kompetenzen zum Betrieb solcher Lösungen vorweisen und damit für eine sichere Verstetigung sorgen kann. Dies kann ein Unternehmen sein, welches in der Region verankert ist, oder auch ein Unternehmen, welches überregional, bundesweit, international oder gar global agiert. Die dritte Möglichkeit ist das Hinzuziehen einer zivilgesellschaftlichen Organisation oder Initiative wie beispielsweise Vereine oder Stiftungen. In dieser Konstellation basiert der Betrieb auf Freiwilligenarbeit mit entsprechendem Fachwissen und gemeinwohlorientierter Motivation.
Prinzipiell gilt, dass alle diese Möglichkeiten auch in Kooperation untereinander und variantenübergreifend in einem Betreibermodell umgesetzt werden können.
Abbildung 4: Betreiber digitaler Lösungen für Kommunen in Anlehnung an (Wolf et al. 2022)
Die Entscheidung, welches Betreibermodell für die eigene Kommune zum Betrieb einer digitalen Lösung am ehesten geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab: Wie ist sie finanziell, personell, technisch und infrastrukturell aufgestellt? Wer übernimmt welche Aufgaben? Welche Aufgaben übernimmt die Kommune selbst bzw. die öffentliche Hand? Welche Tätigkeiten müssen ausgelagert werden? Welche Aufgaben liegen in den Händen privatwirtschaftlicher Unternehmen, zivilgesellschaftlicher Organisationen und Initiativen? Wie können Akteure gut zusammenarbeiten? Welche Strukturen müssen geschaffen werden? Welche Regelungen müssen organisatorisch und auch rechtlich getroffen werden? Wer ist verantwortlich und kann Entscheidungen treffen? Wer übernimmt Kontrollfunktionen, etwa Daten und Datenflüsse betreffend (vgl. Wolf et al. 2022)?
Grundlegend für den Erfolg eines nachhaltigen Betreibermodells ist es, für diese Faktoren frühestmögliche Entscheidungen zu treffen und dementsprechend das Betreibermodell so früh wie möglich zu durchdenken, um die entsprechenden Schritte rechtzeitig angehen und umsetzen zu können (Becker et al. 2018). Daher sollten die Betreibermodelle von Beginn an in der Ideenphase von Maßnahmen mitgedacht und forciert werden. In dieser Phase der Planung und Konzeption müssen Ideen ausgearbeitet, priorisiert und bereits evaluiert werden, um entsprechende, weiterführende Schritte einzuleiten. Dazu zählt mitunter auch das frühe Einbinden von Akteuren und Partnerinnen, wie beispielsweise kommunale Betriebe, um den nachhaltigen Betrieb der digitalen Lösung bereits von Anfang an vorzubereiten (vgl. Stadt Ulm | Digitale Agenda 2021).
Das bedeutet auch, dass das Betreibermodell digitaler Lösungen nicht nur in der Ideenphase angelegt wird, sondern auch in der Prototypenentwicklung und Pilotphase weiterentwickelt werden muss, was durchaus mit hohen Aufwänden für die beteiligte Kommune verbunden sein kann (vgl. Schäfer & Ulrich 2020). In diesen beiden Phasen geht es um die konkrete Umsetzung des in der Ideenphase ausgearbeiteten Betreibermodells. Hier stellt sich für die Kommune zum ersten Mal heraus, ob das Modell nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis umsetzbar ist. Ist es das nicht, so müssen Anpassungen vorgenommen werden. Folglich sollten sich Kommunen intensiv damit auseinandersetzen, wie das Betreibermodell für digitale Lösungen gestaltet sein soll. Kommunen sollten sich dafür Zeit nehmen und ihre finanziellen, technischen, organisatorischen und infrastrukturellen Ressourcen, mögliche Partnerschaften, mögliche Abhängigkeiten (z. B. von beauftragten Unternehmen), Lock-in- oder Skalierungs-Effekte und Synergien (z. B. Kompetenzen zivilgesellschaftlicher Initiativen) prüfen. Die Entscheidungen sollten transparent dargestellt und, wenn möglich, partizipativ vorbereitet werden (vgl. Wolf et al. 2022).
Häufig erfolgt der Betrieb einer digitalen Lösung in Kommunen durch die zuständigen regionalen IT-Dienstleister. Diese vernetzen lokale öffentliche und private Anbieter, betreiben Community Management oder organisieren übergreifende Dienstleistungsprozesse (vgl. Kruse & Hogrebe 2021). Eine solche gemeinsame kommunale IT-Dienstleistungs- und Betriebsorganisation entsteht, indem sich die IT-Betriebs- und Serviceorganisationen der Kommunalverwaltungen zu einem gemeinsamen kommunalen IT-Dienstleister zusammenschließen. Dieser leistet technische und organisatorische Unterstützung bei den Prozessen der digitalen Transformation, indem er technische Systeme pflegt und deren nachhaltig Betrieb sicherstellt. Anforderungen an einen solchen Zusammenschluss sind beispielsweise die Standardisierung von Prozessen, Technologien und Kommunikation, die Finanzierung von Projekten oder die Skalierbarkeit durch unterschiedliche Betreibermodelle (vgl. Weber et al. 2017).
Hinsichtlich Betreibermodellen bei Datenprodukten werden meist kollaborative Ansätze genutzt, da Kommunen oder Stadtverwaltungen oftmals personell wie auch fachlich nicht in der Lage sind, alle Services und Leistungen selbst anzubieten oder die Verfügbarkeit qualitativ hochwertiger Daten zu gewährleisten. Daher werden Dritte mit einbezogen, weshalb trotz offener Daten Zugriffsrechte, Rollen, Lizenzmodelle und Regeln zur Weiterverwendung der offenen Daten festgelegt werden. So werden beispielsweise Stadtwerke als Betreiber städtischer Infrastrukturen festgelegt (vgl. Stadt Ulm | Digitale Agenda 2021).
Zukunftsweisend erscheinen aktuell verschiedene Ideen im Bereich der Cloud- Services. In den geführten Interviews und beim Multi-Stakeholder Experten-Workshop hat sich gezeigt, dass die Expertinnen und Experten in der Cloud-Technologie die Möglichkeit sehen, Plattformen und Lösungen für Kommunen leichter finanzierbar zu machen und dadurch ihren langfristigen Betrieb besser sicherzustellen. Allerdings müssen auch Cloud-Services selbst für Kommunen zugänglich gemacht werden.
Gründe für diesen Ansatz liegen den Expertinnen und Experten folgend einerseits in der besseren technischen Skalierbarkeit von Lösungen, sobald diese in der Cloud verfügbar sind. Andererseits sehen sie für den Betrieb von Lösungen Kostenvorteile bei Cloud Services, da Cloud-Anbieter Preise anbieten können, mit denen kommunale Datenverarbeiter nicht konkurrieren können. Deren Preise sind nach Meinung der Expertinnen und Experten derzeit zu hoch und heben sich deutlich von den Preisen ab, die auf dem privatwirtschaftlichen Markt aufgerufen werden. Sie sehen den Grund dafür in der nicht ausreichenden technischen Ausstattung der Datenverarbeiter. Allerdings sehen sie die Rolle der kommunalen Datenverarbeiter auch als wichtig an, da diese die Schnittstelle zu den Kommunen darstellen, und legen deren Einbindung nahe, anstatt über sie hinwegzugehen. Gleichzeitig betonen sie jedoch die wichtige Rolle dieser Datenverarbeiter als Schnittstelle zu den Kommunen und schlagen vor, sie in den Prozess und die Organisation einzubeziehen.
Der Proof of Value (PoV) ist ein wichtiger Schritt, um zu entscheiden, ob die Kommune auf eine verfügbare Lösung zugreifen möchte oder tatsächlich eine Eigenentwicklung anstrebt. Dies lässt sich auch auf den Betrieb der Lösung übertragen: der PoV hilft dabei zu entscheiden, ob die Kommune die Lösung selbst betreiben, lediglich Teile selbst betreiben oder den gesamten Betrieb an Dritte abgeben möchte. Der PoV ist ebenso wichtig, um die notwendige Unterstützung, die politische Rückendeckung oder die Finanzierung für das Betreibermodell zu erhalten.
Kommunale Projektverantwortliche sind auf externe Unterstützung angewiesen, da ihnen meist das technische und rechtliche Wissen zum Betrieb einer technischen Lösung fehlt. Aufgrund der Komplexität von vertraglichen Regelungen bei Partnerschaften, neuen Technologien, Investitionsrenditen oder Problemen bei der Integration in bestehende Infrastrukturen agieren sie beim Aufbau eines Betreibermodells meist zögerlich. Die Beteiligung Dritter ist demnach entscheidend für den Erfolg eines Betreibermodells. Mögliche externe Partner zur technologischen Unterstützung sind z. B. kommunale Dienstleister, etablierte Technologieunternehmen, Universitäten und Forschungseinrichtungen, Stadtwerke oder auch andere Kommunen.
Das Betreibermodell ist ein Teil des Geschäftsmodells. Daher ist es wichtig, strategische Entscheidungen in Bezug auf die technischen Voraussetzungen, potenzielle Partnerschaften, vorhandenes Know-how und verfügbare Ressourcen zu treffen. Die Auswahl des richtigen Betreibermodells sollte auf den spezifischen Zielen, Ressourcen und Herausforderungen der Kommune basieren. Dabei können diverse Ansätze verfolgt und kombiniert werden: Eigenbetrieb, teilweises Outsourcing, vollständiges Outsourcing, Einbindung von ehrenamtlichem Engagement und Gründung spezifischer Unternehmen wie bspw. Genossenschaften. Auch die technischen Gegebenheiten der Lösung müssen hinsichtlich des Betriebs der Lösung bewertet werden. Dabei kann es sich bspw. um Cloud-Ansätze, Open-Source-Lösungen oder proprietäre Lösungen handeln.
Der Proof-of-Concept (PoC) dient bei schneller technologischer Entwicklung und geringer Umsetzungserfahrung dazu, die Machbarkeit der Umsetzung und eines zugehörigen, nachhaltigen Betreibermodells zu überprüfen und erste Ergebnisse zu validieren. Dazu gehören Aspekte wie technische Machbarkeit, institutionelle Rahmenbedingungen, finanzielle Ressourcen und Akzeptanz in der Gemeinschaft für die Lösung selbst als auch für das Betreibermodell. Der PoC ist ein wichtiger Schritt, um das Vertrauen der Interessengruppen zu gewinnen und potenzielle Investoren und Partner zu überzeugen. Neben technischen und organisatorischen Faktoren gilt es bei dem PoC den Beweis zu führen, dass das Betreibermodell funktioniert.
Die Zusammenarbeit mit externen Partnern in der Entwicklung und dem Erhalt von Betreibermodellen für kommunale digitale Lösungen bietet zahlreiche Vorteile. Diese Partnerschaften ermöglichen den Zugriff auf Fachwissen, Ressourcen und Erfahrungen, die innerhalb einer kommunalen Verwaltung möglicherweise nicht verfügbar sind. Sie ermöglichen das Entdecken neuer Möglichkeiten, den Zugang zu neuen Partnerschaften, eine konkrete Ausarbeitung eines Konzepts und wertvolles Feedback zur kontinuierlichen Optimierung. Dies trägt dazu bei, den Rahmenbedingungen und Bedürfnissen entsprechende Betreibermodelle für die Kommunalverwaltung bereitzustellen. Im Gegensatz zu gewöhnlichen kommunalen Projekten kann das Konzept des “Venture Clienting” hier einen innovativen Ansatz bieten, indem die Zusammenarbeit mit Startups als Zugang zu neuen Technologien, Betreibermodellen und Geschäftsmodellen genutzt wird, ohne dabei eine langfristige Partnerschaft oder große Investitionszusagen eingehen zu müssen. Diese Art der Kooperation ermöglicht es den Kommunen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und ihre Innovationskraft zu steigern, indem sie auf externe Expertise und Ressourcen zurückgreifen.
Eine Ursache für das Scheitern des nachhaltigen Betriebs einer Lösung ist, dass zwar während der Projektlaufzeit genügend Ressourcen vorhanden sind, diese aber meist nur für die Projektlaufzeit abgestellt und danach nicht mehr verfügbar sind. Zudem wird an die Skalierungs- und Verstetigungsphase im Anschluss an das Projekt zu wenig oder zu spät gedacht. Die frühzeitige Entwicklung einer gemeinsamen Vision sowie der strategischen Ausrichtung ist daher unumgänglich und kann dazu genutzt werden, Unterschiede zum Status quo zu verdeutlichen und mögliche Zukunftspfade zu durchdenken. Die Sichtweise und Interpretation der lokalen Entscheidungsträger bezüglich der Probleme und Herausforderungen in ihren Stadtteilen beeinflusst dabei die Verstetigungsaussichten des Betriebs.
Die Verantwortlichkeit für einzelne Entwicklungsstufen eines Betreibermodells sollte in jener Organisationseinheit liegen, die maßgeblich für die definierten Aktivitäten zuständig ist. Dadurch wird eine klare Zuordnung von Aufgaben und Zuständigkeiten gewährleistet. Dies umfasst ebenso eine klare Definition der Zuständigkeiten und Arbeitsbereiche zur Entwicklung und Verstetigung des Betreibermodells. Dabei ist es wichtig, dass die Aufgabenverteilung nach Kompetenzen erfolgt und evtl. neu verteilt werden muss (z. B. die Aufsicht über die Urbane Datenplattform).
Für die Entwicklung und Verstetigung eines Betreibermodells im kommunalen Umfeld ist es von entscheidender Bedeutung, eine solide und vor allem dauerhaft beständige Managementstruktur zu etablieren. Dies umfasst den Einsatz eines erfahrenen Managementteams oder einer Projektleitung, die über fundierte Managementkompetenzen verfügen. Insbesondere die mittlere Führungsebene sollte als Schlüsselakteur betrachtet werden, da es die Strategie eines Smart-City-Vorhabens in konkrete Maßnahmen umsetzt. Daher sollte die Kommune sicherstellen, dass ausreichende Ressourcen und Schulungen für das mittlere Management bereitgestellt werden, um eine erfolgreiche und nachhaltige Entwicklung und Umsetzung einer Lösung zu gewährleisten.
Wichtig bei der Entwicklung von Betreibermodellen ist es, das Rad nicht zwanghaft neu zu erfinden, sondern auf bestehenden Infrastrukturen, Prozessen, Organsiationen und Partnerschaften aufzubauen. Auch bei der Weiterentwicklung und Verstetigung des Betriebs ist die systematische Integration in bereits bestehende Strukturen, Abläufe und Prozesse wichtig. Es müssen allerdings entsprechende Rahmenbedingungen für einen dauerhaften Betrieb im Sinne der Gesamtstrategie gewährleistet werden.
Die Anforderungen an die Entwicklung und den Betrieb innovativer Lösungen überschreiten häufig die Kapazitäten einer einzelnen Kommune und erfordern deshalb die Suche nach geeigneten Partnern, insbesondere wenn sich eine Smart-City-Lösung in der Pilot-Phase als erfolgreich und für viele Kommunen interessant erweist. Selbst auf interkommunaler Ebene kann der Betrieb digitaler Lösungen zu voraussetzungsreich sein. Die vorausschauende Planung einer Exit-Strategie zur Beantwortung der Frage, wie erfolgreiche Lösungen jenseits einzelner Kommunen professionell betrieben und skaliert werden können, kann grundlegend für den nachhaltigen Erfolg einer Entwicklung sein.
Das Betreibermodell digitaler Lösungen wird in der Ideenphase angelegt und muss in der Prototypenentwicklung und Pilotphase weiterentwickelt und getestet werden, was mit hohen Aufwänden für die beteiligte Kommune verbunden sein kann. In diesen beiden Phasen geht es um die konkrete Umsetzung des in der Ideenphase entworfenen Betreibermodells. Hier stellt sich für die Kommune zum ersten Mal heraus, ob das Modell nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis umsetzbar ist. Ist es das nicht, so müssen Anpassungen vorgenommen und eventuell alternative Optionen für den dauerhaften Betrieb entwickelt werden.
Eine wichtige Grundlage für ein nachhaltiges, erfolgreiches Betreibermodell sind stabile und handlungsfähige Kooperations- und Netzwerkstrukturen. Eine frühzeitige Entwicklung von Weiterführungskonzepten bzgl. technischer, infrastruktureller, prozessualer, rechtlicher und finanzieller Aspekte mit aktuellen oder potenziellen Trägern sollte entwickelt werden, um die anfänglichen Kooperationen zum Betrieb einer Lösung in eine stabile und dauerhafte Trägerschaft zu überführen. Dies kann u. a. durch die Integration von Partnern aus der Wirtschaft in Form öffentlich-privater Partnerschaften, über Gründung einer GmbH oder die Organisation von IT-Dienstleistungen über eine städtische Tochterfirma sichergestellt werden.
Die Integration von Partnern aus der Wirtschaft in Form öffentlich-privater Partnerschaften, eventuell über Gründung einer GmbH oder die Organisation von IT-Dienstleistungen über eine städtische Tochterfirma, ist eine Möglichkeit ein nachhaltiges Betreibermodell aufzubauen und in die kommunalen Strukturen zu integrieren. Neben der Gründung von gemeinsamen Institutionen sind Teilprivatisierungen, Contracting in Form öffentlich-rechtlicher Verträge oder andere Ausgestaltungen der öffentlich-privaten Zusammenarbeit wie z. B. Leasing- oder Betreibermodelle zur Sicherstellung denkbar.
Die Nutzung von Cloud-Technologien bietet flexible Ressourcenzuweisung und Kosteneffizienz beim Betrieb einer Lösung. Sie sind aufgrund ihrer Skalierbarkeit und Effizienz weit verbreitet. Die von kommunalen Dienstleistern aufgerufenen Preise für den Betrieb von Lösungen sind hingegen meist sehr hoch. Eine Möglichkeit liegt daher in der Einbindung großer Cloud-Anbieter, um von deren Kostenvorteilen bei Betreibermodellen zu profitieren. Die Wahl zwischen Cloud und On-Premise sollte dabei datensicherheitsabhängig sein. Die Herausforderung besteht darin, Wege zu finden, um Cloud-Services für Kommunen finanzierbar und zugänglich zu machen, um den Betrieb kommunaler Lösungen zu optimieren.
Die Frage nach der Art und Weise der Finanzierung der horizontalen Skalierung ist vorrangig mit dem Geschäftsmodell verbunden, da das Betreibermodell kein explizites Finanzmodell behinhaltet. Durch die Organisation der Werterbringung und die Implementierung des Geschäftsmodells im Rahmen des Betreibermodells wirkt sich das Geschäftsmodell und somit auch dessen Finanzierung mittelbar auf den Betrieb aus. Dies wird u. a. an der Organisationsform des Betreibermodells deutlich, die sich neben den Eigenschaften der entwickelten Lösung danach richtet, wie die Kommune als auch potenzielle Kooperationspartner personell, technisch, infrastrukturell und eben auch finanziell aufgestellt sind. Prinzipiell ist der kommunale Eigenbetrieb zwar möglich, häufiger erfolgt der Betrieb digitaler Lösungen jedoch durch die zuständigen regionalen IT-Dienstleister. Aber auch die Vergabe des Betriebs an privatwirtschaftliche IT-Dienstleister oder zivilgesellschaftliche Organisationen ist möglich. Sowohl diese Grundvarianten wir auch verschiedene Mischformen sind mit unterschiedlichen Möglichkeiten der Finanzierung der horizontalen Skalierung verbunden.
Die kontinuierliche Reflexion über das Geschäftsmodell, die Prozesse und Angebote ermöglicht es sicherzustellen, dass die digitale Lösung relevant, effizient und anpassungsfähig bleibt. So kann sich die Organisation bzw. die Kommune an veränderte Umstände, Kundenbedürfnisse und Marktanforderungen anpassen und langfristigen Erfolg sichern. Als Teil des Geschäftsmodells ist auch das Betreibermodell einer kontinuierlichen Reflexion zu unterziehen, um den aktuellen Stand immer wieder in Bezug auf die neuen Rahmenbedingungen zu bewerten und ggf. neue Möglichkeiten zu evaluieren (z. B. neue Partnerschaften).
Um die Verstetigung einer digitalen Lösung oder Plattform zu erreichen, müssen frühzeitig die internen Organisationsstrukturen, Kompetenzen, Ressourcen und finanziellen Mittel geprüft werden, um gegebenenfalls externe Möglichkeiten zu evaluieren, zu planen und onzuboarden. Dies können Kooperationen mit Dritten sein oder das Erwerben neuer Fördermittel.
Für den nachhaltigen Betrieb von Lösungen kommt es häufig vor, dass Partnerschaften mit Dritten eingegangen werden. So können beispielsweise kommunale Dienstleister hinzugezogen werden, um die technische Infrastruktur zu gewährleisten, oder andere Kommunen, die bereits Erfahrungen im Betrieb von Lösungen haben. Die Partnerschaften dienen dazu, dass für alle Bereiche die benötigten Kompetenzen und Ressourcen vorhanden sind. Ebenso dienen die Partnerschaften dazu, Synergien zu schaffen und bereits vorhandene Infrastrukturen zu nutzen.
Nicht nur die Dokumentation der Lösungen selbst, sondern auch die Dokumentation zur Erstellung und Verstetigung des Betreibermodells ist essentiell für die Übertragbarkeit der Lösung. Ist eine Kommune oder Region an der Nutzung einer bestehenden Lösung interessiert, ermöglicht ihr eine gute Dokumentation, den Prozess zur Entstehung eines nachhaltigen Betriebs nachzuvollziehen. Auch hilft es der eigenen Kommune beim Wissensmanagement, um zum einen angeeignetes Wissen an andere Personen weiterzugeben und zum anderen den Prozess mit reduziertem Aufwand replizieren zu können.