Die transparente, umfassende und regelmäßige Dokumentation von Methoden und Ergebnissen der Software-Entwicklung ist essentiell für die Übertragbarkeit von Lösungen. Hierauf sollte deshalb das Augenmerk bei den technischen Teams liegen. Diese müssen dafür den Entwicklungsprozess, ausgehend von den ersten Entwicklungsplänen über technische Spezifikationen bis hin zu Systemdokumentationen, aufzeichnen. Es muss sichergestellt sein, dass die Dokumentation nicht nur den aktuellen Bedarf deckt, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigt. Die zu berücksichtigenden Nutzenden dieser Dokumentation sind nicht nur interne Entwicklerteams, sondern auch andere Stakeholder wie mögliche externe Entwickler oder Teams, die an der Weiterentwicklung der Lösungen arbeiten. Eine gut gepflegte und aktuell gehaltene Dokumentation fördert die Übertragbarkeit von Lösungen, spart Zeit und Ressourcen und unterstützt somit die Skalierbarkeit der Lösungen.
Nicht nur die Dokumentation der Lösungen selbst, sondern auch die Dokumentation zur Erstellung und Verstetigung des Betreibermodells ist essentiell für die Übertragbarkeit der Lösung. Ist eine Kommune oder Region an der Nutzung einer bestehenden Lösung interessiert, ermöglicht ihr eine gute Dokumentation, den Prozess zur Entstehung eines nachhaltigen Betriebs nachzuvollziehen. Auch hilft es der eigenen Kommune beim Wissensmanagement, um zum einen angeeignetes Wissen an andere Personen weiterzugeben und zum anderen den Prozess mit reduziertem Aufwand replizieren zu können.
