P1 - Ideenfindung

Ein Proof of Value (PoV) ist ein Ansatz, um zu zeigen, dass eine Idee, ein Konzept oder die einer Lösung zugrundeliegende Technologie einen Nutzen erzeugt. Es ist eine Methode, um zu beweisen, dass eine bestimmte Lösung oder ein bestimmtes Vorhaben sich lohnt. Im Gegensatz zum Proof of Concept (PoC), der sich auf die Machbarkeit einer Idee konzentriert, zielt ein Proof of Value darauf ab, den tatsächlichen Wert und die Vorteile einer Lösung nachzuweisen. Die Tests und Messungen, die den erwarteten Wert der Lösung zeigen sollen, sind dabei von der projektverantwortlichen Person zu koordinieren. Technische Teams testen die Lösung und validieren ihre technologische Leistungsfähigkeit. Es ist wichtig, die Finanzierung für den PoV sicherzustellen und dass sich die Investitionen lohnen. Der Proof of Value ist ein bedeutender Schritt, um zu entscheiden, ob die Kommune auf eine verfügbare Lösung zugreifen oder eine Eigenentwicklung anstreben möchte. Der PoV zeigt, ob die Lösung den Bedürfnissen der Gemeinschaft entspricht und von ihr akzeptiert wird.

Ein Proof-of-Concept (PoC) ist ein Test, um zu sehen, ob eine Idee funktioniert. Das ist bei Smart-City-Lösungen besonders bei schneller technologischer Entwicklung und geringer Umsetzungserfahrung ein wichtiger Indikator, um die Machbarkeit einer Idee frühzeitig zu überprüfen. Im Kontext des PoC tragen Projektverantwortliche die Gesamtkoordination. Sie kümmern sich um die Prüfung der technischen Machbarkeit, der erforderlichen finanziellen Mittel, der Bedenken der Gemeinschaft und Akzeptanz der Lösung sowie eines geeigneten Betreibermodells. Technische Verantwortliche sorgen für den sicheren Einsatz geeigneter Technik und stellen fest, was verbessert werden muss. Es müssen ausreichende finanzielle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, damit die Idee umgesetzt werden kann. Außerdem ist sicherzustellen, dass sich die Investition für die Idee lohnt. Der PoC ist ein wichtiger Schritt, um das Vertrauen der Interessengruppen zu gewinnen und potenzielle Investoren und Partner zu überzeugen. Beim Proof of Concept muss man neben der technischen und organisatorischen Machbarkeit beweisen, dass das Betreibermodell funktioniert. Im kommunalen Kontext muss man im Besonderen auch an Aspekte des Datenschutzes und der Sicherheit denken. Der PoC sollte zeigen, wie die Lösung sensible Daten schützt und Sicherheit gegen potenzielle Bedrohungen gewährleistet. Interoperabilität ist ein weiterer wichtiger Faktor, den der PoC sicherstellen sollte. Es muss sichergestellt werden, dass die Smart-City-Lösung mit bestehenden Infrastrukturen und anderen Anwendungen zusammenarbeiten kann. Darüber hinaus müssen rechtliche Rahmenbedingungen beachtet werden, um sicherzustellen, dass die Lösung im Einklang mit relevanten gesetzlichen Vorgaben steht.

Data Governance ist entscheidend, um externe Datenquellen effektiv zu nutzen, selbst wenn diese nicht in städtischer Hand liegen. Dies beinhaltet die Erstellung eines Datenkatalogs sowie die Implementierung von standardisierten Klassifizierungs- und Kennzeichnungssystemen durch IT-Experten, welche dadurch die technische Umsetzbarkeit gewährleisten und eine Skalierung ermöglichen. Durch klare Richtlinien und Verfahren wird sichergestellt, dass externe Datenquellen in die Entscheidungsfindung und Planung der Stadt einbezogen und die damit verbundenen Chancen genutzt werden können. Sicherheitsaspekte wie Zugriffsrechte und die Veröffentlichung von Daten sind unbedingt zu beachten und in Einklang mit Datenschutzbestimmungen zu regeln. Neben Datenschutzbedenken müssen weitere Risiken realistisch bewertet werden. Dies stärkt das Vertrauen der Datenanbieter und erhöht die Bereitschaft zur Datenbereitstellung, was wiederum langfristige Partnerschaften ermöglicht. Dafür ist eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Experten, Datenbesitzenden und -Nutzenden entscheidend.

Kommunale Entscheidungsträger tragen die Verantwortung für die Wahl der geeigneten Beteiligungsformen und deren Management entsprechend der lokalen Bedürfnisse und Entwicklungsstufen. Relevante Stakeholder müssen in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, um unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen und um mögliche Geschäftsmodelle zu identifizieren und zu bewerten. Das Management der Beteiligungsformen erfordert eine laufende Anpassung an den Projektfortschritt und eine klare Kommunikation, um die öffentliche Akzeptanz zu fördern. Die Evaluierung der Möglichkeit einer eigenwirtschaftlichen Tätigkeit zeigt unternehmerische Wege auf, um die Verstetigung unabhängig von Fördermitteln zu gewährleisten.

Der entscheidende Anreiz zur Etablierung interkommunaler Zusammenarbeit liegt in der Möglichkeit die kritische Masse von kommunalen Lösungen zu vergrößern, die einer einzelnen Kommune zur Verfügung steht. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Taktiken, die sowohl die Verbesserung bestehender Lösungen als auch die Integration fremder Lösungen in das eigene Smart-City-Ökosystem fördern. Dazu wird eine Übersicht über bereits vorhandene Musterlösungen und ein enger Austausch zwischen den Kommunen benötigt. Des Weiteren erleichtert die Verständigung auf gemeinsame technologische Standards die interkommunale Zusammenarbeit durch die Gewährleistung der Interoperabilität von Lösungen und verbesserte Möglichkeiten zum nahtlosen Datenaustausch. Die Vertreterinnen und Vertreter von Kommunen sind dafür verantwortlich, strategische Partnerschaften so zu gestalten und zu pflegen, dass durch interkommunale Zusammenarbeit Skaleneffekte und eine langfristige Nachhaltigkeit erreicht werden können. Dazu gehört die Ermittlung gemeinsamer wirtschaftlicher Interessen, um Synergien zu nutzen und gemeinsam Projekte zu entwickeln, die für jede einzelne Kommune schwer umsetzbar wären. Dies fördert die regionale wirtschaftliche Entwicklung und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit. Um flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu reagieren und die Strategie zur Zusammenarbeit ggf. anzupassen, sollten agile Strukturen geschaffen und kontinuierliche Feedbackschleifen in den Prozess eingebaut werden. Auch die Unterschiede gesetzlicher Rahmenbedingungen müssen bei der Planung und Umsetzung gemeinsamer Projekte berücksichtigt werden. Dies erfordert detaillierte Absprachen und juristische Expertise. Eine transparente und faire Regelung der finanziellen Beiträge und ein klar definiertes Ressourcenmanagement zwischen den beteiligten Kommunen sind grundlegend für das Vertrauen und den langfristigen Erfolg der interkommunalen Kooperation.

Projektverantwortliche müssen sorgfältig abwägen, welche Teile des Projekts intern entwickelt werden können und wo externe Expertise notwendig ist. Bei einer Zusammenarbeit mit Dritten aus der Privatwirtschaft sind neben der effektiven Nutzung der gemeinsamen Ressourcen auch die Bedürfnisse relevanter Interessengruppen und der lokalen Bevölkerung als maßgeblich zu berücksichtigen. Hier gilt es, klare Vertragsvereinbarungen zu treffen, um die Interessen der Kommune zu schützen und potenzielle Risiken angemessen zu bewerten. Für die Sicherstellung einer langfristigen Verstetigung und Übertragbarkeit ist eine geeignete Form der Zusammenarbeit zu wählen. Neben den Möglichkeiten einer eigenständigen Entwicklung oder interkommunalen Kooperationen besteht eine weitere Option in einer Partnerschaft mit einem Unternehmen der Privatwirtschaft in Form der Gründung einer GmbH, Teilprivatisierungen von städtischen Unternehmen oder der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern über eine städtische Tochter. Bei solchen öffentlich-privaten Partnerschaften (PPP) gewährleistet die Beachtung von Data Governance eine sichere und verantwortungsbewusste Nutzung von Daten in beidseitigem Interesse.

Die Auswahl von Geschäftsmodellen mit geringem Kapitaleinsatz ist eine strategische Entscheidung, die bereits zu Beginn zu treffen ist und dazu dient, den finanziellen Aufwand für die Skalierung digitaler Lösungen zu minimieren und gleichzeitig ein schnelles Wachstum zu ermöglichen. Die Auswahl eines passenden Geschäftsmodells sollte auf den spezifischen Zielen, Ressourcen und Herausforderungen der Kommune basieren. Ein flexibler Ansatz erlaubt es, verschiedene Modelle wie Cloud-basierte Plattformen, Open-Source-Lösungen und Franchise-Modelle nach Bedarf zu kombinieren. Dies eröffnet Möglichkeiten für eine effiziente Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern, den Datenaustausch über unterschiedliche Fachabteilungen hinweg und die langfristige Skalierung der digitalen Lösung.

Viele Entscheidungen werden zunächst in den Ausschüssen des Gemeinderats vorbereitet, welche unterschiedliche Zuständigkeiten haben können, wie beispielsweise Finanzen, Stadtplanung, Soziales oder Umwelt. Die Verwaltung oder ein spezieller Ausschuss prüft dann den Projektantrag auf Machbarkeit, Relevanz, Kosten und potenzielle Auswirkungen. Dabei können auch Experten oder externe Berater hinzugezogen werden. Bei Bedarf können Gemeinderatsmitglieder Änderungsanträge einbringen. Nach Abschluss der Prüfung gibt der zuständige Ausschuss eine Empfehlung ab. Um sicherzustellen, dass diese Empfehlung positiv ausfällt und die Umsetzung der digitalen Lösung unterstützt wird, müssen die Beteiligten sicherstellen, dass Kriterien wie Proof of Value (PoV), Proof of Concept (PoC), finanzielle Machbarkeit usw. erfüllt und verständlich dargelegt sind. Einige Kommunen haben gute Erfahrungen mit nicht-öffentlicher, überparteilicher Arbeit gemacht, um die Komplexität digitaler Lösungen gemeinsam zu erkunden und ihr Potenzial für die Gemeinde bestmöglich zu nutzen.

Dass für eine digitale Lösung bereits frühzeitig zur Ideenfindungsphase die Unterstützung durch die Verwaltungsspitze vorliegt, ist ein entscheidendes Erfolgskriterium. Eine solche Unterstützung kann dazu führen, dass die Oberbürgermeisterin / der Oberbürgermeister die Lösung dann persönlich mit vorantreibt oder der Lösung leichter das notwendige Personal und die erforderlichen Ressourcen bereitgestellt werden können. Um eine solche Unterstützung zu erhalten, helfen beispielsweise eine gezielte Ansprache, eine klare Kommunikation der strategischen Bedeutung oder Überzeugungsarbeit mit Hilfe eines eindeutigen Proof of Concept und Proof of Value.