P3 - Pilotphase

Die Durchführung eines Pilotprojektes dient dazu, erstes Feedback zu sammeln und den Reifegrad sowie das Technology Readiness Level (TRL) des Produkts zu erhöhen. Der Pilot sollte dazu bereits einen relativ hohen Reifegrad aufweisen und die einzelnen Funktionsbausteine oder Minimal Viable Products (MVPs) zu einem Gesamtprodukt verbinden, um dieses dann für einen festgelegten Zeitraum einer Gruppe von Testanwenderinnen und -anwendern zur Verfügung zu stellen. Ziel ist es bereits über dieses erste Feedback die später zu erwartende Akzeptanz der Lösung zu bewerten und dem Entwicklerteam Hinweise für notwendige Anpassungen zu geben. Obwohl während der Pilotphase der Fokus auf der testweisen Umsetzung der Lösung liegt und konkrete technische sowie organisatorische lokale Herausforderungen im Vordergrund stehen, darf der Aspekt der zukünftigen Verstetigung und Skalierung nicht vernachlässigt werden. Kurzfristige pragmatische Entscheidungen können die Möglichkeiten für den späteren Praxiseinsatz der Lösung einschränken. Zusätzlich sollten bereits vor Beginn des Pilotprojekts klare Erfolgskriterien festgelegt werden, um eine objektive Bewertung der Leistung der Smart-City-Lösung zu ermöglichen und die Beiträge zu stadtentwicklungspolitischen Zielen fortlaufend zu messen. Ein weiterer Fokus des Pilotprojekts sollte auf ersten Erkenntnissen zur Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit der Lösung liegen, um die Anforderungen für den Einsatz in verschiedenen Kontexten zu testen und in Voraussetzungen für einen erfolgreichen Transfer der Lösung zu übersetzen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Aufgaben und Zuständigkeiten des Teams und beteiligter Stakeholder während des Pilotprojekts so zu verteilen, dass sich Erkenntnisse zu einem effektiven Management der Zeit- und Ressourcenaufwände für die spätere Verstetigung und den Transfer in weitere Kommunen gewinnen lassen.

Die Etablierung einer klaren Wachstums- und Skalierungsstrategie für ein kommunales Smart-City-Vorhaben dient dazu eine digitale Lösung gezielt zum Nutzen für die Bürgerschaft und die Verwaltung weiterzuentwickeln. Die Kommunikation einer klaren Strategie soll sicherstellen, dass alle relevanten Akteure, einschließlich der Bürgerschaft und Mitarbeitenden der Kommune, über die Wachstums- und Skalierungsziele sowie über entsprechende Maßnahmen und deren langfristige Auswirkung informiert sind und in ihre Weiterentwicklung einbezogen werden können. Insgesamt ist es wichtig zu vermitteln, welche langfristigen Auswirkungen die Smart-City-Lösung auf die Kommune hat, um den notwendigen Rückhalt in der Verwaltung, Bürgerschaft und lokalen Wirtschaft zu erhalten. All dies fördert die Akzeptanz und die Beteiligung der Gemeinschaft am Skalierungsprozess. Durch die Implementierung von Feedbackschleifen und iterativen Entwicklungsprozessen ermöglichen agile Methoden, dass die Wachstums- und Skalierungsstrategie für eine Smart-City-Lösung flexibel genug ist, um auf sich ändernde Bedingungen, Technologien und Anforderungen der Kommune reagieren zu können.

Der Gemeinderat ist das zentrale Organ auf kommunaler Ebene. Die Beschlussempfehlung des federführenden Ausschusses wird in der Gemeinderatssitzung debattiert. Findet der Vorschlag (oder ein Änderungsantrag) eine Mehrheit, dann ist er beschlossen. Der Beschluss in der Gemeinderatssitzung ist daher ein wichtiger Meilenstein im Entwicklungsprozess einer kommunal getriebenen digitalen Lösung. Es bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung, um die Ausschüsse vom Mehrwert der Lösung (Proof of Value) zu überzeugen.

Die Wahl der richtigen Finanzierungsinstrumente, wie Förderprogramme oder Investoren mit Multiplikatorenwirkung (vergleiche Business Angels bei Start-Ups), kann entscheidend sein, um weiteres Kapital anzuziehen und das Wachstumspotenzial zu realisieren. Dieser Prozess erfordert sorgfältige Planung und strategisches Denken, um das benötigte Kapital zu beschaffen und das Wachstumspotenzial voll auszuschöpfen. Insbesondere bei begrenzten Haushaltsmitteln der Kommune kann der Zugang zu Wagniskapital den Entwicklungs- und Skalierungsprozess der digitalen Lösung beschleunigen. Zusätzlich zu den finanziellen Mitteln bringen Wagniskapitalgeber ein wertvolles Netzwerk von Fachleuten, Investorinnen und Investoren und anderen Ressourcen mit, das für die Skalierung der kommunalen Lösung von Vorteil sein kann.

Die Entwicklung einer Exit-Strategie (siehe Kernergebnisse) für digitale Lösungen ermöglicht der Kommune die frühzeitige Eröffnung alternativer Entwicklungswege und die Abwägung wirtschaftlicher und organisatorischer Risiken. Es ist wichtig zu bedenken, dass dabei nicht immer die gesamte Lösung gleich behandelt werden muss, sondern auch Teile davon an verschiedene Parteien gehen können und sich damit die Verstetigungschancen insgesamt erhöhen. Dies ermöglicht es einer Kommune neue Partnerschaften einzugehen und zusätzliche externe Ressourcen für die Optimierung der Lösung zu erschließen. In einigen Fällen kann es aber auch sinnvoll sein, eine Lösung zu verwerfen, wenn sie sich als unzureichend erweist und stattdessen das erworbene Wissen und die Erfahrung in die Entwicklung einer anderen bzw. neuen Lösung einzubringen.

Die Zusammenarbeit mit großen Kunden und Anwendern bewirkt, dass die Lösung eine große Reichweite erfährt und so als Vorzeigebeispiel für den Erfolg der Lösung dienen kann. Dies kann dazu führen, Interesse und Akzeptanz für die Lösung in anderen Kommunen zu steigern und Signalwirkungen zu erzeugen, die die Ausweitung und Implementierung der Lösung fördern. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es wichtig, solche strategischen Partnerschaften sorgfältig auszuwählen und sicherzustellen, dass die Interessen und Ziele aller Beteiligten berücksichtigt werden. Damit beispielsweise eine Kommune als Pilotstandort für eine Smart-City-Lösung bereitsteht, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. ein offenes Innovationsklima innerhalb der Kommune, die Bereitstellung finanzieller Ressourcen und rechtlicher Rahmenbedingungen für die Implementierung sowie die Entwicklung einer klaren Strategie für die Integration der Lösung in die bestehenden Prozesse und Strukturen der Kommune.

Die Fähigkeit, in der Pilotphase die Skalierbarkeit einer digitalen Lösung und damit ein hohes Wachstumspotenzial nachzuweisen, stellt einen bedeutenden Anreiz dar, um Investoren anzuziehen, sei es politische Entscheidungsträger, Förderprogramme (z.B. Impact Investment) oder klassische Investoren aus der Privatwirtschaft, die bereit sind, Kapital für die Weiterentwicklung der Lösung bereitzustellen. Um dabei das Interesse von Investoren zu erwecken, ist auch eine klare Strategie zur Skalierung und zum zukünftigen Wachstum erforderlich, die auch Bezug auf entwicklungspolitische Ziele der Kommune und Chancen zur Wertschöpfung nimmt. Der Nachweis von Skalierbarkeit, Widerstandsfähigkeit und Wachstumsambitionen in der Pilotphase ist von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen der Investoren zu gewinnen und die langfristige Erfolgsperspektive der digitalen Lösung zu sichern.

Um den Nutzen der Smart-City-Lösung nach innen und nach außen zu kommunizieren und die notwendigen Ressourcen über den Skalierungsprozess hinweg zu akquirieren, hilft die Erstellung von Kommunikationsmaterial, sogenannten „Decks“. Diese können z.B. Informationen zur Vision der Kommune und dem Impact Narrative beinhalten und dabei die besonderen Vorteile der Lösung gegenüber anderen Alternativen hervorheben. Wenn Decks stichhaltig Informationen zum Geschäfts- und Betreibermodell und den Wachstumschancen einer Lösung geben, können diese auch dabei helfen, frühzeitig Verstetigungs- und Transferstrategien zu diskutieren. Die Erstellung von erfolgreichen Decks lässt sich durch die Einführung einer Kommunikations- oder Netzwerkplattform weiter unterstützen, indem einheitliche Grundregeln (personelle Ressourcenverteilung, thematische Zuordnung, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten) für die gemeinsame Arbeit im Team und mit Projekt- und Kooperationspartnern geschaffen werden. Außerdem eröffnen sich damit Zugänge zu Synergieeffekten und externem Know-How.

In Münster gibt es eine lebhafte Szene des digitalen Ehrenamts: Bürger entwickeln Webseiten, Apps oder Anwendungen, zum Beispiel, um Daten der Stadtverwaltung visuell darzustellen. Das Ziel der DIGIFARM.MS ist es, bürgerschaftliches Engagement zu fördern, indem Open-Source-Projekte, die für die Stadtgesellschaft von Münster einen Mehrwert bieten, auf einer Plattform gesammelt und durch ein entsprechendes Hosting langfristig betrieben werden können. Von Januar 2022 bis Juni 2023 wurde die Plattform in der Pilotphase getestet, wissenschaftlich und organisatorisch begleitet von der Universität Münster. Aktivitäten der Begleitforschung umfassten dabei Interviews, Umfragen und Workshops mit den Entwicklerinnen und Entwicklern und Nutzenden der Plattform sowie regelmäßige Treffen mit dem Projektteam. Kern der wissenschaftlichen Begleitung der Pilotphasen war etwa die Beurteilung des Konzeptes der Plattform, die Erreichbarkeit der Community, Übertragbarkeit auf andere Kommunen oder auch die Evaluation der Teamstruktur im Projekt sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen projektbezogenen Akteuren wie beispielsweise Entwicklerinnen und Entwicklern, Projektunterstützende oder der Bürgerschaft. Erkenntnisse der Pilotphase ergaben zum Beispiel, die Notwendigkeit einen institutionellen Träger für das Projekt zu bestimmen und dass Schulungen unterstützend zur Lösung angeboten und Marketingaktivitäten genutzt werden sollten, um die Anzahl der Nutzenden zu erhöhen.