Bereits zu Beginn eines Smart-City-Projekts müssen die kommunalen Projektverantwortlichen sicherstellen, dass alle Fragen zum Datenmanagement geklärt sind und eine effektive Zusammenarbeit mit externen Partnern gewährleistet ist. Alle Projektbeteiligten, darunter Datenschutzbeauftragte, Rechtsabteilungen und IT-Experten, sind wichtig, um rechtliche und technische Probleme schnell und umgehend zu lösen. Unternehmerisches Denken ist dabei wichtig, weil es darauf ankommt, sich für die richtigen Partner zu entscheiden. Dazu müssen die Projektverantwortlichen wissen, wie potenzielle Partner zu bewerten sind, damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit gewährleistet wird. Eine proaktive Herangehensweise bei der Suche nach Kooperationspartnern, beispielsweise mit Start-ups, etablierten Technologieunternehmen, kommunalen Dienstleistern oder Forschungseinrichtungen, fördert den Innovationsgeist und hilft Kommunen technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Kommunale Projektverantwortliche sind auf externe Unterstützung angewiesen, da ihnen meist das technische und rechtliche Wissen zum Betrieb einer technischen Lösung fehlt. Aufgrund der Komplexität von vertraglichen Regelungen bei Partnerschaften, neuen Technologien, Investitionsrenditen oder Problemen bei der Integration in bestehende Infrastrukturen agieren sie beim Aufbau eines Betreibermodells meist zögerlich. Die Beteiligung Dritter ist demnach entscheidend für den Erfolg eines Betreibermodells. Mögliche externe Partner zur technologischen Unterstützung sind z. B. kommunale Dienstleister, etablierte Technologieunternehmen, Universitäten und Forschungseinrichtungen, Stadtwerke oder auch andere Kommunen.